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Technicien en documentation

Renouveau La Fontaine

C'est un Contrat job à Longueuil, QC publiée le avril 22, 2021.

RLF inc. a confié l’ensemble des activités de cette réalisation hors norme à RLF s.e.n.c. composé de Pomerleau, Dodin QC et Eurovia QC, ce consortium a été désigné par le ministère des Transports du Québec pour la réfection majeure du tunnel Louis-Hippolyte-La Fontaine, le plus long tunnel autoroutier immergé au Canada et de ses approches via les autoroutes 20 et 25. Pendant la durée des travaux, le groupement d’entreprises sera responsable de l’exploitation, de l’entretien et de la maintenance des différents sites et axes de circulation.

Parce que notre vision de la réussite est globale et va au-delà de ses résultats économiques, les membres du consortium s’engagent sur la performance environnementale, sociale et sociétale de ses activités.

Joignez-vous à une équipe novatrice et passionnée par les défis.

Votre mission principale / vos responsabilités

Le titulaire du poste participe à la mise en place et au bon fonctionnement du système de gestion documentaire. Plus précisément, le technicien en documentation devra :

Il rédige et met à jour les procédures générales de management concernant la maîtrise documentaire ;

  • Il s’assure que les procédures ci-dessus sont distribuées à tout RLF, aux sous-traitants et contractants à chacune de leur révision ;
  • Il rédige et met à jour un document « Guide d’utilisation de la GED » ;
  • Il s’assure que les documents produits par le projet, ses sous-traitants, ses contractants, sont conformes à la procédure de gestion des documents codifiés, respectent la charte graphique et ont fait l’objet d’un contrôle interne avant enregistrement dans la GED ;
  • Il assure la distribution via la GED des documents à cartouche aussi bien en interne qu’à destination du Client et des parties prenantes ;
  • Il met en place et tient à jour la matrice de distribution des documents ;
  • Il assiste les utilisateurs en particulier dans la définition de la codification des documents ;
  • Il assure la sécurisation des accès et l’élaboration des droits d’accès des usagers ;
  • Il forme et accompagne les nouveaux utilisateurs sur la GED lors de sessions de formations. Il tient à jour un registre du personnel formé ;
  • Il évalue l’efficacité des formations dispensées auprès des participants ;
  • Il implante les différents circuits de validation (Workflow) ;
  • Il contrôle la bonne application des procédures générales par les documentalistes dont il a directement la charge et de ceux des sous-traitants et contractants ;
  • Il est le pilote du processus « maîtrise documentaire » dans le cadre de la certification ISO 9001-2015 ;
  • Il rédige, pour proposition à sa hiérarchie, les rapports de non-conformité concernant les écarts sur la gestion documentaire, ainsi que les actions correctives associées ;
  • Il propose la mise en place d’actions d’améliorations continues concernant l’outil GED, ses fonctionnalités, et la bonne assimilation par les utilisateurs ;
  • Il prépare des « Notes Qualité » destinées à sensibiliser tout ou partie du projet sur les fonctionnalités de la GED, les bonnes pratiques, les nouvelles fonctionnalités. Il s’assure de la bonne diffusion de ces notes et / ou de leur affichage ;
  • Il s’assure de la bonne transmission au client et à ses conseillers des documents qui leur sont destinés pour revue ou pour information ;
  • Il communique avec ses équivalents chez le Client afin de définir et/ou adapter la matrice de diffusion des documents ;
  • Il met en place et fournit à la demande des directions de projet les états statistiques des documents circulant dans la GED.

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de la documentation et un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans le domaine ;
  • Aptitude à encadrer une équipe
  • Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (niveau avancé) ;
  • Connaissance de SharePoint sera un atout ;
  • Connaissance du logiciel Aconex sera un atout ;
  • Connaissance du logiciel Procore sera un atout ;
  • Connaissances linguistiques avancées en français (écrit, parlé) ;
  • Aptitudes, traits de personnalité et autres qualités personnelles appropriés, tels que le sens de l’organisation, la rigueur, la minutie et la gestion des priorités.